בוט וואטסאפ לסלון ומספרה: תורים בלי עומס בצ'אט

הלקוחות כבר כותבים בוואטסאפ. הבוט לוקח שירות ושעה, ואתם רואים יומן במקום לרדוף אחרי הודעות.

למה מספרות נתקעות בוואטסאפ

בשעות העומס ההודעות מגיעות יחד: «יש תור מחר?», «כמה זמן לוקח תספורת וזקן?», «אפשר אחרי העבודה?». אתם עם מכונת תספורת ביד, והטלפון לא מפסיק לרעוד.

מה שקורה בפועל: הודעות שנשארות בלי מענה, שני לקוחות שקבעו לאותה שעה, ומי שלא קיבל תשובה תוך עשר דקות כבר קבע במספרה הבאה ברחוב.

בוט וואטסאפ לא מחליף אתכם בכיסא. הוא לוקח את החלק שגוזל לכם את הראש: לשאול מה צריך, להציע רק שעות שפנויות ביומן, ולשמור את התור.

מה הבוט שואל, שלב אחרי שלב

הלקוח לא מקבל תפריט 1-2-3 ולא לינק לאפליקציה. זו שיחת וואטסאפ רגילה, בסדר קבוע:

• לכמה אנשים התור — לקוח אחד, או אבא שקובע לעצמו ולשני הילדים תורים אחד אחרי השני.
• איזה יום מתאים — מוצגים רק הימים שאתם עובדים בהם.
• איזו שעה — מתוך השעות שפנויות באמת, אחרי שמורידים תורים קיימים והפסקות.
• איזה שירות — תספורת, זקן, או תספורת וזקן יחד, לפי הרשימה שהגדרתם.
• שם מלא, ואישור אחרון בלחיצה אחת.

ראו את השיחה בעצמכם

ההדגמה למטה היא אותה זרימה שהלקוח רואה בוואטסאפ: אותו סדר הודעות, אותה השהיית «מקליד…», ותאריכים ושעות אמיתיים. לחצו על הכפתורים כמו לקוח שקובע תור במספרה.

בסוף השיחה התור יושב ביומן שלכם, הלקוח קיבל אישור בוואטסאפ, ואתם לא הקלדתם כלום.

מה זה נותן לכם ביום-יום

מענה גם אחרי הסגירה וגם ביום שאתם לא עובדים. לקוח שכותב מחוץ לשעות הפעילות מקבל תור, במקום להישאר בהמתנה עד מחר.

אין כפל שעות: הבוט מציע רק מה שפנוי, ולכן שני לקוחות לא יכולים לתפוס את אותה שעה. לפני התור נשלחת תזכורת אוטומטית, ומי שצריך לבטל או להזיז עושה את זה מאותה שיחת וואטסאפ בלי טלפון.

ואתם רואים את כל היום בלוח בקרה מהדפדפן, גם כשאתם בין שני לקוחות.

מחירים ושעות פתיחה — בלי לענות שוב ושוב

חלק גדול מההודעות הן בכלל לא בקשות לתור: «כמה עולה צבע?», «עד מתי אתם פתוחים היום?», «איפה אתם?». את התשובות האלה אתם מקלידים כל יום מחדש.

הבוט עונה עליהן מהמידע שהגדרנו לעסק — שעות פעילות, כתובת, ורשימת השירותים והמחירים — ואז מחזיר את השיחה לשלב הבא: לקבוע תור.

מתי הבוט מעביר אליכם את השיחה

בוט טוב יודע מה הוא לא יודע. כשהלקוח שואל משהו שלא הוגדר, מבקש משהו חריג, או פשוט רוצה לדבר עם אדם — השיחה עוברת אליכם באותו צ'אט, עם כל מה שנכתב עד אותו רגע.

במספרה זה קריטי: בקשה לתיקון צבע שיצא לא טוב, או שאלה על טיפול מסוים, לא אמורה להיתקע מול תפריט. אתם נכנסים בדיוק בנקודה שבה צריך אותכם.

«הלקוחות שלי לא ידברו עם בוט»

זו ההתנגדות הראשונה שאנחנו שומעים, והיא הגיונית. בפועל הלקוח לא יוצא מוואטסאפ ולא מוריד כלום — הוא כותב לאותו מספר שהוא כותב אליו היום, ומקבל תשובה מיד במקום בעוד שעתיים.

«אני עונה לבד, לא צריך»: נכון כל עוד יש לכם זמן בין לקוחות. הבוט נכנס בדיוק בשעות שבהן אין לכם יד פנויה — אותן שעות שבהן מגיעות הכי הרבה הודעות.

«למה לא סתם אפליקציית תורים?»: אפליקציות נתקעות כשהלקוחות כבר בוואטסאפ ולא פותחים לינקים. כאן מתחילים מהשיחה שהגיעה אליכם בפועל.

«המספר שלי ייחסם?»: מה שמסכן מספרים הוא דיוור המוני וכלים לא רשמיים. כאן המענה הוא לשיחות שהלקוח התחיל, על החיבור הרשמי של מטא.

• מענה אוטומטי בוואטסאפ בלי לחסום את המספר